Sisi Lain Microsoft Office (Part 2)

Jika part sebelumnya kita mengulik lebih dalam tentang Microsoft Office secara keseluruhan, maka pada part kali ini saya mengajak pembaca untuk menelaah apa sih hebatnya Microsoft Excel.

Sebagian besar dari kita yang sering mengerjakan laporan keuangan, membuat tabel dan grafik atau pekerjaan yang melibatkan banyak angka dan perhitungan tentu sangat mengenal salah satu software dalam paketan Microsoft Office ini. Software ini cukup diandalkan untuk membantu pekerjaan - pekerjaan seperti yang telah disebutkan sebelumnya dan ini memang fakta. Akan tetapi, jika kita mau menjelajah lebih dalam tools atau menu - menu di dalamnya,  bahwa terdapat banyak fitur lain yang lebih advance ketimbang hanya sekedar membuat tabel atau grafik dan perhitungan matematika dasar yang notabene-nya masih bisa dikerjakan secara manual.

Mungkin yang paling umum dan banyak kita ketahui adalah fungsi / rumus SUM (penjumlahan baris / kolom), COUNT (penjumlahan banyak data dalam baris / kolom), atau IF (pengkondisian). Itu baru sebagian, dan menurut pengalaman saya hanya digunakan untuk perumusan yang sederhana.

Dalam beberapa kasus perkantoran yang rumit, anda perlu membuat perumusan IF dengan 7 tingkat (untuk versi MS.Office 2007 maksimal hanya mendukung 7 tingkat) ataupun lebih dari 7 tingkat dengan menggunakan versi 2010 ke atas. Dan pada proses pembuatan formula tersebut tidak dapat dipungkiri itu sangat menuras tenaga dan waktu kita. Mungkin anda akan membutuhkan waktu berjam-jam, itu belum termasuk menguji coba formulanya apakah outputnya sudah sesuai yang diharapkan, nah setelah selesai dan di uji coba, baru kemudian akan terasa manfaatnya dimana anda tinggal melakukan input satu atau dua data dan excel akan menghitung outputnya secara otomatis sesua formula yang telah anda buat sebelumnya, dan tentu saja akan mempermudah pekejaan-pekerjaan anda di masa mendatang.

Dan para pembaca, tahukah bahwa MS. excel bisa membantu kita untuk membuat template form database seperti yang biasa dikerjakan dengan bantuan software pemrograman seperti Foxpro atau visual basic? Meskipun secara tampilan lebih sederhana, MS Excel mampu mengakomodasi hal tersebut.

Berdasar dari pengalaman saya, membuat database seperti sistem penggajian karyawan atau payroll tidaklah sesulit yang selama ini kita bayangkan. Hanya dengan penguasaan dari pengembangan rumus IF kita dapat membuat form yang nantinya dapat memudahkan perhitungan gaji dengan input data berdasarkan parameter - parameter yang sudah ditetapkan seperti komponen gaji pokok dan tunjangannya sesuai dengan golongan karyawan tersebut. Akan tetapi  tidak banyak rekan sesama kerja yang mengerti penerapan rumus - rumus excel seperti ini dan menyerahkan sepenuhnya pada software pemrograman yang lebih advance atau membeli program jadi. Itu baru satu contoh.

Bagi Anda yang hobi pemrograman, maka MS Excel mungkin bisa mengakomodasinya. Hal ini dikarenakan perusahaan Microsoft telah memasukkan  bahasa pemrograman berbasis Visual Basic (VBA) di dalamnya. dan hal ini terus diperbaharui seiring versi - versi terbaru MS Excel. Dengan demikian, kita cukup terbantu dengan adanya integrasi semacam ini dalam satu software whole package - setidaknya tidak perlu menginstalasikan software khusus Visual Basic :) -

Bagi Anda para mahasiswa yang sedang mengerjakan skripsi atau Anda yang bekerja dengan data yang sangat banyak pastilah mengenal program SPSS. Program penunjang statistik ini memang sangat populer dikarenakan tools - toolsnya yang sangat powerful. Lalu bagaimana dengan MS Excel sebagai software perkantoran? Jangan salah, MS Excel pun memiliki tools - tools dasar untuk statistik tingkat dasar hingga lanjut, seperti rumus statistika umum untuk menghitung standar deviasi suatu kumpulan data (STDEV), menghitung varian (VAR), mengetahui data terbanyak maupun rata - rata suatu range data (MODE & AVERAGE), itu belum termasuk tools-tools yang disembunyikan microsoft (maksudnya dalam kondisi instalasi standar tidak diaktifkan, tetapi dapat diaktifkan secara manual)

Lebih lanjut lagi MS Excel juga memiliki fungsi - fungsi statistik lanjutan misalnya menguji distribusi data dengan begitu banyak metode seperti Weibull test (WEIBULL.DIST), Z-test (Z.TEST), t - test (T.TEST). Demikian juga untuk mengetahui independensi data dengan Chi-Square test (CHISQ.TEST) dan koefisien korelasi antar data (CORREL), dan masih banyak fungsi - fungsi lain yang tidak dapat saya jabarkan satu per satu di blog ini.

Belum lagi bagi anda para engineer dan analis keuangan, MS Excel menyediakan fungsi - fungsi yang dapat mempermudah kerja Anda. Dari hal - hal yang sudah saya sebutkan di atas, Microsoft Excel tidak bisa diremehkan atau dipandang sebelah mata hanya karena image kebanyakan sekarang adalah "bikin tabel pake Excel". Tapi jika kita mau mempelajari, paradigma akan beralih menjadi "wah Excel ternyata bisa bantu buat sistem di perusahaan". Karena ada lebih dari 450 rumus atau fungsi yang bisa kita gali lebih dalam lagi di dalam MS Excel yang saya sendiri pun masih belajar untuk dapat mengaplikasikannya.

Sisi Lain Microsoft Office (Part 1)

Bagi para pengguna komputer di seluruh dunia, khususnya Indonesia di kalangan pekerja kantoran, mahasiswa/i, maupun pelajar, pastilah mengenal atau minimal pernah mendengar maupun menggunakan program yang bernama Microsoft Office, ya benar... Program yang sangat populer ini biasanya yang pertama "menempel" pada Operating System Windows, banyak juga yang menyebutnya MS.Office.

Microsoft Office adalah sebuah paket program yang ditujukan untuk membantu tugas-tugas perkantoran, saya sebut paket karena setiap versi dan edisi (nanti akan saya jelaskan lebih lanjut) yang kita beli berisi lebih dari 1 software. Yang paling basic adalah MS Word, MS Excel dan MS Powerpoint meskipun masih ada banyak lagi yang lainnya.

Sebagian besar dari kita beranggapan bahwa Microsoft Office adalah bentuk komputerisasi pekerjaan - pekerjaan kantoran seperti aktivitas menulis, membuat surat, membuat laporan yang melibatkan penggunaan tabel serta bahan presentasi. Ya itu semua benar dalam anggapan awam akan tetapi jika hanya digunakan untuk hal- hal yang telah disebutkan tersebut, bisa dikatakan bahwa kita telah menyia - nyiakan software yang per-lisensinya dihargai ratusan dolar ini.

Microsoft, raksasa korporasi IT dunia menciptakan Microsoft Office untuk lebih dari sekedar menyelesaikan pekerjaan kantor biasa, analogi gampangnya seperti ini, para programmer dan engineer Microsoft mendesain MS. Office untuk meng-cover seluruh kegiatan perkantoran Microsoft Corporation dari kantor pusat Amerika dan juga kantor cabang Microsoft di seluruh dunia, mereka melakukan riset problem dari kantor mereka sendiri ke seluruh dunia yang tentu saja skala kompleksitasnya sangat luar biasa dan software yang didesain untuk bisa mengatasi itu semua pastilah memiliki fungsi dan fitur yang hebat.

Nah, kalau sudah mencoba mengerti analogi sederhananya tiba waktunya untuk mengupas satu persatu "kehebatan" dari software ini, perlu anda ketahui bahwa ada banyak versi MS.Office yg masih digunakan sampai saat ini mulai dari versi 2003, 2007, 2010, 2013 serta yang paling baru versi 2016, setiap versi membawa dukungan untuk OS yang lebih baru, upgrade fitur dan juga kecepatan. Sedangkan setiap versinya menawarkan beberapa edisi (setiap edisi bisa berisi paket software yang berbeda, tentu saja juga kelengkapan fitur yang berbeda) misalnya MS.Office 2007 professional edition menawarkan paket fitur yang lebih rendah jika dibandingkan MS.Office 2007 enterprise edition dan sebagainya.

Meskipun, jika kita bicara dalam kancah bisnis, seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat ini, telah banyak bisa kita temukan aplikasi - aplikasi serupa Microsoft Office. Bisa dibilang usabilitasnya cukup setara, dapat dijalankan di Operating System lainnya, dan berlisensi gratis seperti yang dikeluarkan oleh pesaing Microsoft, Google (Google docs) ataupun Kingsoft. Akan tetapi, hingga detik ini Microsoft office mampu 'merajai' singgasana kategori software pekerjaan kantor dan pengolah data. Sebagai pioner, perusahaan microsoft telah mampu menciptakan brand image Microsoft Office di segala kalangan - ya setidaknya di Indonesia - dari rumah, kantor, perusahaan, hingga sekolah sebagai software standar.

Di next part, saya akan coba mengajak pembaca untuk mengenal lebih dalam sisi lain dari salah satu bagian dari paket Microsoft Office yang paling powerful dan saya yakin, tidak semua dari kita bisa menguasai secara penuh menu - menunya yang sebenarnya amazing (jika kita mengerti penggunaannya). Pasti pikiran pembaca akan langsung tertuju pada satu nama, ya itulah Microsoft Excel :)

Salam.